Wanneer je een vestiging hebt in het buitenland, dan is het natuurlijk slim om daar het een en ander voor te regelen. Steeds meer bedrijven werken namelijk met internationale teams of nemen personeel aan in andere landen. Door globalisering en remote werken wordt het makkelijk gemaakt om eenvoudig talent van over de hele wereld in te zetten voor je bedrijf. Echter brengt dit wel een paar administratieve en juridische uitdagingen met zich mee. Je kunt hierbij denken aan wetgeving, belastingen, sociale premies en loonadministratie. Hieronder lees je daarom precies hoe je als bedrijf gemakkelijk loon in het buitenland kan regelen.
Uitdagingen bij het uitbetalen van salaris in het buitenland
Om te beginnen is het belangrijk dat je weet wat de uitdaging is bij het uitbetalen van salaris in het buitenland. Elk land heeft namelijk een eigen arbeidswetgeving en de daarbij behorende belastingregels. Wat in Nederland geldt, kan bijvoorbeeld in Spanje weer heel anders geregeld zijn. Daarbij zijn er ook verschillen in zekerheid en verplichte verzekeringen. Mocht je werkzaam zijn in een ander land, dan is het ook goed om rekening te houden met een andere valuta. Zeker als je buiten Europa gaat werken, kan het zo zijn dat je werknemers uit moet betalen in diverse valuta.
Dat zijn dus allemaal administratieve lasten die bij werkgevers komen kijken als ze een keten hebben in het buitenland. De regels opvolgen in het buitenland is natuurlijk het belangrijkste. Wanneer je de regels namelijk niet goed opvolgt, dan kan je boetes verwachten. Daarom is het handig om te kijken hoe je het beste de zaken op orde kunt krijgen.
Gebruikmaken van een payroll service
Een manier die je in kunt zetten om mensen te betalen in het buitenland is het gebruik van een payroll service. Deze kan niet alleen in Nederland de loonadministratie verzorgen, maar ook in het buitenland de zaken voor je regelen. De werknemer blijft vaak formeel in dienst bij het bedrijf, maar de salarisadministratie wordt vaak uitbesteed. Een payroll service kan het salaris verwerken, belastingafdracht regelen, sociale premies berekenen en zorgen voor de contractadministratie. Het voordeel van het gebruik van een payroll service is dat je minder administratieve lasten voor de werkgever en betere naleving hebt van de lokale wetgeving.
Een payroll service kun je gemakkelijk gebruiken wanneer je dus gebruikmaakt van internationale teams. Daarnaast kun je dit ook gebruiken als je een bedrijf hebt met een lokale entiteit, maar wel de salarisadministratie wil uitbesteden.
Werken met een employer of record
Een andere manier om collega’s in het buitenland te voorzien van loon, is om te werken met een employer of record. Het is een organisatie die formeel de werkgever wordt van de werknemer in het betreffende land. De medewerker werkt wel voor jou, maar staat juridisch op de loonlijst bij de employer of record.
Een employer of record regelt een aantal zaken voor je werknemer in het buitenland. Zo worden arbeidscontracten gemaakt volgens de lokale wetgeving. Als werkgever hoef je dit dus niet zelf uit te zoeken. Daarnaast worden de salarissen betaald, wordt er rekening gehouden met de belasting en sociale premies en worden de arbeidsregels goed opgevolgd. Een employer of record kan dus een goede uitkomst zijn voor werkgevers in het buitenland.
Het voordeel van het inzetten van een employer of record is dat je geen buitenlandse entiteit nodig hebt om aan de slag te gaan. Daarnaast kun je ook megasnel schakelen en uitbreiden tussen de nieuwe markten. Doordat je het werk uitbesteedt aan een employer of record heb je ook minder juridische risico’s. Kijk daarom precies wat je kunt doen om je werknemer in het buitenland te betalen en welke manier het beste aansluit bij jouw bedrijf en werkwijze.
